Komunikace

ContOS umožňuje elektronicky komunikovat s klienty, automatizovaně vytvářet a evidovat zasílané zprávy. Zprávami mohou být e-maily nebo SMS a mohou být vytvářeny ručně nebo generovány během zpracování.

Modul Komunikace sdružuje všechny tyto zprávy na jednom místě a umožňuje je zobrazovat, filtrovat, prohledávat, upravovat a odesílat.

Základní funkce

• umožňuje vytvářet a odesílat e-maily a SMS
• vytváření zpráv na základě připravených šablon
• libovolné množství příloh (limit pouze v celkové velikosti zprávy omezené provozovatelem mailových schránek)
• propojení s adresářem klientů, možnost zobrazit zprávy odeslané danému klientovi
• propojení s objednávkami a smlouvami, možnost zobrazit komunikaci k dané objednávce nebo smlouvě
• propojení s vyúčtováním a dodatkem komisní smlouvy, možnost zobrazit komunikaci k danému vyúčtování nebo dodatku
• možnost proměnných v šablonách, tyto proměnné jsou během vytváření zprávy automaticky nahrazeny skutečnou hodnotou
• možnost odloženého odeslání zpráv, tzn. zprávy lze nejprve hromadně vygenerovat a odeslat je později
• možnost nastavit uživatelské oprávnění pro dodatečnou editaci zprávy.
• logování odesílání, je evidováno, kdo, co, kdy a kam odesílal
• zprávy jsou ukládány do centrálního úložiště a tam jsou šifrovány a komprimovány
• možnost opakovaného odeslání zprávy
• možnost fulltextového prohledávání (mimo obsahu příloh)
• možnost odeslání zprávy přímo z adresáře
• možnost odeslání zprávy přímo z konkrétní objednávky
• možnost odesílat zprávy jednotlivě i hromadně
• odesílání e-mailů přes SMTP protokol, podpora standardních šifrovacích protokolů a poskytovatelů

Přehled komunikace

Okno se seznamem komunikace je dostupné z hlavního menu aplikace na kartě Nastavení a servis:

Obr. 1 - Spouštění modulu Komunikace.

V okně komunikace lze zprávy prohlížet, vytvářet, odesílat, filtrovat a fulltextově prohledávat. Více napoví obrázek:

Obr. 2 - Seznam komunikace.

Detail zprávy umožňuje zadat adresu příjemce nebo jí také vybrat z adresáře klientů. Zprávu lze vytvořit také na základě předpřipravené šablony. Přílohy lze do zprávy vložit pomocí přetažením myší z Průzkumníka nebo pomocí dialogu. Text zprávy lze vytvářet v html editoru stejně jako když píšete text v textovém editoru.

Tip: Zprávu lze odeslat i více příjemcům najednou. V tomto případě do kolonky Komu uvedeme e-mailové adresy příjemců oddělené čárkou nebo středníkem (jan@example.com,eva@example.com).

Obr. 3 - Detail zprávy a možnosti editace.

Obr. 4 - Editace SMS zprávy.

Detail SMS zprávy je mírně odlišný s přihlédnutím k charakteru formátu zprávy (maximální délka, nemožnost zasílat přílohy, formátování písma apod.).

Odesílat zprávu lze buď přímo z jejího detailu anebo ze seznamu zpráv tak, že zaškrtneme jednu nebo více zpráv a ty hromadně odešleme. Postup je patrný z obrázku:

Obr. 5 - Hromadné odesílání vybraných zpráv.