Adresář klientů

Adresář klientů slouží k evidenci kontaktů zákazníků, dodavatelů a odběratelů. 

Každý kontakt lze zařadit do jedné nebo více skupin pro snadnější třídění. Lze tak evidovat např. dodavatele, zákazníky z e-shopu, nespolehlivé klienty apod. S těmito skupinami lze pak následně pracovat, např. při rozesílání e-mailů nebo exportování.

U každého klienta je v seznamu zobrazován počet jeho dokladů a smluv, které lze jediným kliknutím zobrazit a prohlížet. Zároveň je zobrazován také úplný přehled jeho pohledávek a závazků. Lze tedy velmi snadno vyfiltrovat všechny klienty, kteří mají aktivní závazek anebo, kteří mají nějakou nevyřízenou smlouvu.

Při zadávání nového záznamu je možno ihned provést on-line kontrolu proti databázi neplatných dokladů. Rovněž je prováděna kontrola správnosti čísla bankovního účtu.

Adresář umožňuje evidovat veškeré položky, které vyžaduje platná legislativa v oblasti komisního prodeje či zástavní činnosti.

Přímo z adresáře lze jednotlivým klientům odesílat e-mail a to včetně příloh. 

Adresář umožňuje vyhledávat a kontrolovat duplicitní údaje, které mohou vznikat zejména při importu z různých systémů a z e-shopů. K dispozici je také funkce, která dokáže dva stejné záznamy sloučit pod jeden a zároveň upravit příslušné vazby v souvisejících záznamech (např. objednávky, smlouvy, daňové doklady).

Adresář využívá propojení na registr ekonomických subjektů ARES, takže při pořizování firemních zákazníků stačí zadat pouze IČ a zbylé údaje jako název společnosti, fakturační adresa a DIČ se z registru doplní automaticky.

Základní funkce

• evidence všech údajů dle platné legislativy
• přehled dokladů, smluv, pohledávek a závazků
• on-line kontrola platnosti dokladů, validace bankovního účtu
• vyplňování údajů z registru ARES
• zařazování záznamů do skupin
• odesílání e-mailů a SMS přímo z adresáře
• vyhledávání a slučování duplicitních záznamů
• široké možnosti filtrování a exportu dat do Excelu nebo XML
• možnost zařazovat klienty do skupin

Obr. 1 - Detail adresáře

1 - Pro zadané telefonní číslo vytvoří SMS zprávu, kterou lze hned také odeslat. SMS zprávy mohou být vytvářeny ze šablon, ve kterých lze používat také proměnné.

2 - Pro zadaný e-mail vytvoří e-mailovou zprávu, kterou lze hned také odeslat. E-mailové zprávy mohou být vytvářeny ze šablon, ve kterých lze používat také proměnné.

3 - Každého klienta je možno zařadit do jedné nebo více skupin. Tyto skupiny slouží k přehlednějšímu roztřídění a uspořádání vašich kontaktů a rovněž třeba k filtrování dat. Do skupiny lze vybrané klienty zařadit také hromadně v menu Akce.

4 - Máte-li u klienta vyplněno jeho jméno, rodné číslo nebo IČ, lze provést automatizovanou kontrolu ve veřejných rejstřících a zjistit, zda se klient nenachází v insolvenci nebo zda firma není v seznamu nespolehlivých plátců DPH.

5 - Pokud vyplníte IČ, stiskem tlačítka "ARES" se automaticky doplní další údaje klienta přímo z rejstříku ARES. Tato funkce velmi urychlí vyplnění základních údajů. Je dostupná však pouze pro ty klienty, kteří mají IČ.

6 - Dodací adresa je další adresa, kterou lze využít při vytváření objednávky, popř. všude tam, kde je potřeba dodací adresu uvádět - např. dodací list nebo i faktura.

7 - Pohlaví. Zákon vyžaduje u některých typů smluvních vztahů uchovávat i údaj o pohlaví. Týká se to např. komisní smlouvy. 

Upozornění: S ohledem na GDPR důrazně doporučujeme zapisovat pouze údaje, které jsou v souladu s tímto nařízením a obecně v souladu se zákonem na ochranu osobních údajů. Neměli byste evidovat a dále zpracovávat údaje, které jsou pro daný smluvní vztah nadbytečné.

Načtení údajů z ARES do adresáře